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协同管理有效根除能源行业的“大企业病”
字体 [ ] 发布日期:2015-03-09

能源行业属燃料动力工业,无时无刻不在进行着能量转换和传递,支撑着国民经济的快速发展。随着人们对能源行业的依赖性加大,能源需求不断增加,能源行业的发展也更具特色。从大的产业环境来看,我国能源消耗总量已位居世界前列,每年一次性能源的消费比重均在90%以上,但新能源利用率不足10%,可持续发展面临挑战。如何调整能源结构、减轻生态环境压力,已成为时代主旋律。而从能源企业自身发展来看,我国能源企业主要是在国有经济框架下实现的,控股股东多为大型企业集团。面临生产部门地域广、人员更分散,而且部门和员工数量相对较多,难以集中管理等难题,也就是我们通常所说的“大企业病”。如何从根本上解决机构臃肿、多重领导 、人才快速流失等行业通病?显然,信息化技术成为能源行业的“必需品”。

有数据表明,2013年能源行业的信息技术投资规模为404.2亿元,2014年的投资规模将会达到453.9亿。由于连续数年在基础设施和系统建设方面的持续投入,能源行业的信息化已具备良好的基础。一些优秀企业的信息化目光已开始转移到深入应用阶段。包括亿利资源集团、武汉都市环保工程公司、渤海钢铁集团、唐山钢铁国际工程技术公司、北方华锦化学工业集团、福建石油化工集团、广西华锡集团、河北建设勘察研究院等。这些企业的信息化的重点逐步转向对已有系统进行集成、整合、深化和提升,让信息化发挥更大的效益。而在企业转型过程中,协同管理与云计算、大数据、物联网等新技术已互融互通,对能源信息化的深化和提升起到了关键作用。

加速企业信息流转

亿利资源集团的员工有8000人左右,旗下拥有生态修复、煤炭清洁利用、天然气、太阳能、分布式能源等业务。通过本土化耐寒、耐旱、耐盐碱种质资源开发、生态修复与工程技术服务输出“林、草、药材”复合生态种植。目前,修复沙漠生态和土地总计1万多平方公里,包括内蒙古库布其、科尔沁、毛乌素、河北坝上、新疆南疆,带动10多万农牧民脱贫致富。亿利资源集团的微煤雾化技术更是领先业界,使煤炭的燃烧效率大大提高,排放指标已接近天然气。而其天然气业务已遍布全国20多个省,100多个城市,300多个网点。

亿利资源集团的企业信息化管理在能源行业非常具有代表意义。集团付款流程在2012年以前一直是线下处理,申请人填写付款审批单并附相关合同及付款材料,按照所属流程找领导依次审批,由于高管经常开会、出差、申请审批单据的同事较多,最长的时候一个流程两个多月才走完,付款效率十分低,从未按照合同要求完成过。合作伙伴对此多有微词,严重影响了企业形象。

20103月,集团决定采用致远的协同OA提高审批效率。三个月后,OA付款审批单上线,所有付款流程线上处理。通过对沉淀了两年的数据进行分析,并对全集团的所有流程及流程中每个节点的处理情况进行了统计,发现流程仍为集团执行周期最长的流程,重点岗位领导平均审批时间在3~5天,于是按照“最优路径法则”对流程节点进行优化,从827个节点优化到610个节点,此外对每个节点设置了处理期限(员工为1天,高管为1.5天)与超期提醒。现在,仅需要一周左右时间,企业就可以将流程走完,大大提升了付款效率与客户满意度,进一步提升了企业形象。并且,多次付款时可以直接引用原流程,便于跟踪、核对通过上传附件,大大节省了纸张打印的浪费。借助致远软件的集团付款审批单流程应用、会议管理、多系统集成等技术,亿利资源集团不仅开辟了真正的集团管控门户,搭建了内部沟通与知识分享平台,还实现了移动办公应用。

目前,协同管理带给亿利资源集团的价值已非常明显。高层全部开通移动终端授权,随时随地可以处理公务,受到集团领导一致好评。协同管理可以加速信息流转,明确了各人职责,节约办公时间,大大提高了工作效率。

提升企业整体运转能力

同样,国家级环保高新技术企业、国家环保总局批准的“武汉青山国家环保产业基地”的骨干成员单位——武汉都市环保,也借助协同应用进行高效管理,提高核心竞争力。

随着能源环保事业的发展,武汉都市环保逐渐意识到,信息化建设才是企业快速发展的助力器,而协同办公则是信息化建设的基础与基石。协同办公平台能够有效实现日常高效的无限制办公,同时还有利于企业减少办公内耗,落地管理制度,提升管理的精细化程度,是企业提高整体运转能力不可缺少的软件工具,也逐渐形成了企业管理的重心。

至于,武汉都市环保为何选择了致远协同办公平台?该公司项目负责人表示,致远软件除了满足企业快速发展的需要、更好地优化企业管理流程,最重要的原因是品牌的信赖。致远软件多年来一直致力于协同办公平台领域的开发与研究,已将协同办公平台与大数据和云计算相结合走进了大协同时代,在国内协同办公领域拥有大量的客户。不论口碑、形象还是服务能力都相当过硬。致远协同能从企业自身管理需求出发,同时,通过对协同市场的调研、考察,充分考虑致远协同办公便捷性、适应性、人性化、个性化的需求。

都市环保深化协同办公的具体做法是:

第一,系统遵循“人力资源应用-无流程表单+数据关联+数据回写”原则。各人力资源专员在调用“人员异动”、“考核”套表的过程中,“工号”、“姓名”等基本人员信息字段可直接从“人员档案管理底表” 中关联数据。在人员进行内部调动后,调动后的“岗位”、“所在部/室”也会将数据回写至“人员档案管理底表”。既可保证数据的准确性、唯一性,也大量减少了人力资源专员在使用人事表单的过程中,重复填写基础数据的工作量。

第二,将公司项目管理流程进行划分,分为设计管理流程和总包管理流程,并形成相应体系。在项目管理体系中,表单支持数据和时间为触发条件。支持触发后消息提醒,通过消息直接建立新业务。若设置时间条件,支持触发后自动进入触发对象的日程事件中。可使项目管理整个环节环环相扣,也可确保环节的完整性,避免疏漏,将项目管理体系化管理落地。

第三,将公司营销管理划分为五个阶段,即立项阶段、方案阶段、投标阶段、谈判阶段,以及执行阶段。公司领导可以通过公司的业务范围、业务形式、营销阶段、预算项目费用、实际项目费用等维度来整体“看盘”。换言之,领导对项目的费用可以直观、清晰的进行管控,以达到预算管理落地的目的,并可以全面了解公司项目的情况,进行差异化项目管控。

第四,将三个大信息系统进行数据集成,包括协同办公系统 V5-A8 5.1、人力资管理系统 NC-eHR 5.7,以及档案管理系统。一方面,将eHR作为基础人员信息管理出口,将组织机构、用户信息进行同步,同步到OA和档案系统,此方式可统一管理信息系统的帐号密码,减轻管理员维护帐密的工作量,也可解决用户密码过多经常遗忘密码的问题。另一方面,将OA作为公司综合办公平台,将人力资管理系统、档案系统的业务审批流程推送到OA中进行审批,将数据回写进入业务系统,并集成所有消息提示,达到办公平台统一,使领导可以统一平台批示,不用再各个信息系统切换审批。也可以根据消息集成,立即了解自身的业务待办事项,尽快处理业务流程,提高审批效率。

可见,只有通过深化协同办公平台的应用,才能真正实现办公的制度化、表单化、流程化、体系化,移动化,并能使复杂问题简单化、简单问题流程化、关键问题体系化。

规范企业管理流程

事实上,协同管理不只在环保能力建设方面发挥着重要作用,也覆盖到钢铁行业的各项管理。作为世界500强企业之一,渤海钢铁集团也借助协同管理实现快速沟通与协作。

渤海钢铁集团,在世界500强排名第327位,中国钢铁综合排名位居第5位,集团拥有10家二级直营子公司,以及100余家三、四子公司,在职员工超7万余人。随着业务的发展,渤海钢铁集团也无一例外地患上了“大企业病”,各项流程管控难,员工不知找谁签字,领导经常不在,业务流程涉及部门繁多,企业制度不清晰,流程走向把控性差。

为此,集团通过致远的协同管理重新设置管理流程,进行多层级、多业务管控。首先,建立立足集团总部,涵盖10家二级直营子公司的体系架构。其次,集团实施多层级管控,全面实行各类公文流转,包括本部、二级子公司各类,流程涉及表单、协同办公、文档管理、公共信息的办公自动化等多层级管理。其三,建立总部管控下的多层协同办公系统体系,包括集团总部与子公司,子公司与子公司之间自动化协同管理应用,解决整合后的集团与各子公司之间的信息化交流与管控。

如今,渤海钢铁集团已实现纸质办公流程到网络办公的转变,加强了各子公司与集团总部的流程管理统一规范化,实现管理落地。另外,利用致远V3.5自带统计、图表输出功能实现了集团生产产量的填报、统计、图表的生成,实现旬报图表一月填报三次,3次数据图表呈现,使领导更加直观的了解到产量数据,也更加方便领导做决策。最值得一提的是,通过生产日报数据的统计跟查询,极大简化了原有的人为数据统计汇总,四家子公司每日数据的填报后自动生成集团总和。

综合来看,协同管理已经成为能源行业信息化建设的重点。随着协同管理应用的深入发展,大数据、云计算、移动应用等新技术也开始真正走入企业。通过一些大型能源企业的 “瘦身”行动来看,向轻量化、去中心化方向转型,已是大势所趋。未来,能源行业信息化将加快转型步伐,步入以数字化、网络化为代表的智能化新阶段。





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